Pourquoi de nouvelles séries sont parfois créées automatiquement lors d’une prise de rendez-vous en ligne?

Lorsque des patients réservent un rendez-vous via la prise de rendez-vous en ligne, il arrive que Cenplex crée une nouvelle série à chaque réservation. Dans la plupart des cas, cela est dû à un lien manquant dans les réglages.

En effet, Cenplex vérifie automatiquement si le type de traitement choisi peut être associé à une série existante dans le profil du patient.

Découvrez dans cet article ce que vous pouvez faire et comment corriger la situation directement chez le patient.

Étape 1: Vérifier les modèles de série dans les réglages

Naviguez dans les réglages vers Cenplex Booking et vérifiez pour chaque type de traitement:

Tous les modèles de série nécessaires sont-ils bien enregistrés pour ce type de traitement?

Si ce n’est pas le cas, Cenplex ne peut pas faire le lien avec une série existante et crée alors automatiquement une nouvelle série.

Fonctionnement de Cenplex en arrière-plan

Lorsqu’un patient réserve un type de traitement en ligne, Cenplex effectue les vérifications suivantes:

• Une série existante correspondante est trouvée -> rendez-vous est ajouté à cette série.
  

• Aucune série correspondante → Cenplex crée automatiquement une nouvelle série, basée sur le premier modèle enregistré dans les réglages du type de traitement.

Étape 2: Enregistrer le bon modèle de série

Si vous constatez que Cenplex a créé une nouvelle série à tort, procédez comme suit :

• Cliquez sur le symbole + noir à droite de la ligne de la catégorie de traitement et choisissez dans le menu déroulant le modèle de série approprié.

• Cliquez sur Enregistrer.

• Puis cliquez sur "Synchroniser".

• La bonne série est désormais enregistrée pour les prochaines réservations.

Étappe 3: Corriger la mauvaise série chez le patient

Deux options s’offrent à vous:

• Corriger une série existante (mauvais modèle)

  • Ouvrez le profil du patient, puis la série incorrecte.

  • Cliquez sur "Information sur la série – détails sur la série".

  • Changez d’abord le modèle de série sur "Aucun", puis sélectionnez le bon modèle.

• Transférer les rendez-vous et supprimer la mauvaise série:

  • Ouvrez la mauvaise série dans le profil du patient.

  • Cochez les rendez-vous à transférer.

  • Cliquez sur le menu d’actions, puis sur "Transférer X rendez-vous vers une autre série".

  • Sélectionnez la bonne série, puis confirmez avec le bouton vert.

  • Si la série est vide, vous pouvez désormais la supprimer via le menu d’actions → confirmer avec le bouton rouge.